В целях анализа и совершенствования системы коммуникаций МБУК «ЦКР «Форум» отделом проектной и организационно – творческой деятельности было проведено анкетирование среди сотрудников, в котором приняли участие: администрация учреждения, заведующие отделами, специалисты отделов, руководители коллективов художественной самодеятельности.

Анкеты содержали единую базу вопросов для специалистов всех категорий ЦКР «Форум». Проанализируем полученные ответы.

1. Какой Ваш стаж работы в ЦКР «Форум»?

- от 1 до 5 лет

- от 5 до 10 лет

- от 10 и выше

Более у 80% респондентов стаж работы в учреждении составляет более 5 лет и выше. Это говорит о том, что большинство сотрудников имеют выработанную линию поведения и построения коммуникаций, которая, возможно, требует корректировки.

2. Ваше образование:

- высшее

- средне-специальное

- среднее

Надо отметить высокий образовательный уровень сотрудников учреждения, т.к. 100% имеют высшее и средне – специальное образование. Это говорит, что у них есть необходимые знания для эффективной работы.

3. Соответствует Ваша должность полученному образованию?

- соответствует

- не соответствует

- не в полном объеме

Вместе с тем 7% респондентов отметили, что их образование не в полной мере соответствует занимаемой должности.

4. По Вашему мнению, коммуникации в организации - это…

- постановка задач подчиненным, отчет перед вышестоящим руководством

- в основном личное общение с коллективом

- обмен информацией со всем окружением: сотрудниками, учреждениями культуры, потребителями и т.д.

- тяжело дать точное определение

Данный вопрос направлен на получение информации относительно понимания респондентами термина «коммуникация» применительно к ЦКР «Форум». Полученные результаты говорят об общей осведомленности основной части респондентов в данном вопросе. Вместе с тем, 11% понимают процесс коммуникации как личное общение с коллективом, это говорит о недостаточной компетентности сотрудников в этом вопросе, которая может повлечь за собой неэффективную организацию обмена информацией.

5. Кто в Вашей организации занимается вопросами коммуникаций?

- директор

- заместитель директора по творческой работе

- все работники, каждый в своей области

96% считают коммуникации общей обязанностью всех работников, что говорит, практически, об отсутствии каких-либо рамок данной системы в организации. Это положительно влияет на процесс взаимозаменяемости сотрудников в случае производственной необходимости.

6. Насколько коммуникации важны для организации?

- являются необходимым условием достижения стоящих перед учреждением задач

- не являются настолько важными, чтобы уделять много внимания и времени

- совсем не имеют значения

Для эффективной деятельности организации большое значение имеет все, что связано с приемом, переработкой и передачей информации. Организации без коммуникаций не существуют.

Все без исключения респонденты отметили, что коммуникации являются необходимым условием достижения стоящих перед учреждением целей. Это говорит о том, что у ЦКР «Форум» есть все предпосылки повышения эффективности деятельности за счет совершенствования коммуникационного процесса.

7. Сколько % рабочего времени Вы тратите на коммуникации?

- более 70%

- 50-70%

- 30-50%

- менее 30%

От 50% до 70% всего рабочего времени 78% опрашиваемых тратят на коммуникации. В большинстве своём, они занимаются этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном объеме, функциях планирования.

4% затрачивают слишком мало времени на коммуникации (менее 30%), и это может снизить эффективность их деятельности. 7% ответили, что на коммуникации они тратят более 70% рабочего времени. Это говорит о том, что в коллективе есть сотрудники, которые недостаточно владеют навыками коммуникационных процессов, которые выстроены в учреждении.

8. Какие виды коммуникаций чаще используются внутри компании?

- личные контакты

- совещания

- телефонные переговоры

- служебные записки

- электронная почта, рабочий чат

Полученные ответы позволяют сделать выводы о том, что в ЦКР «Форум» достаточно развиты электронные коммуникации и межличностные отношения.

Наличие системы эффективных электронных коммуникаций повышает скорость передачи информации и облегчает процесс обмена информацией между сотрудниками.

9. С кем Вы контактируете вне учреждения?

- потребители культурных услуг

- конкуренты

- коллеги из других учреждений

Большинство сотрудников (98%) осуществляют контакты со всеми предложенными категориями. Это свидетельствует о том, что все сотрудники имеют достаточно тесные связи с внешней средой. Это, в свою очередь, обязывает их иметь необходимые знания в грамотном выстраивании коммуникаций с внешней средой.

10. Считаете ли Вы личностные отношения важными в процессе коммуникаций?

- важными

- возможными, но не обязательными

- ненужными вообще

Одним из значимых результатов анкетирования можно считать то, что сотрудники ЦКР «Форум» (100%) считают личные отношения важными в процессе коммуникаций.

11. Как Вы считаете, более положительное общение эмоционально-психологического фактора в отношениях типа?

- начальник - начальник

- начальник - подчиненный

- подчинённый - подчинённый

92% сотрудников на данный вопрос ответили: начальник – подчиненный. Таким образом, отношения между руководителем и подчиненным являются наиболее очевидным компонентом коммуникации в учреждении, которые служат примером обмена информацией по горизонтали.

12. Какая сложилась морально-психологическая обстановка в коллективе?

- благополучная

- в целом все хорошо, но есть проблемы

- это к работе не относится

Ответ на вопрос показал, что в коллективе сложилась благополучная (88%) морально-психологическая обстановка. Это благотворно влияет на межличностные и организационные коммуникации, а также на работу каждого сотрудника и коллектива в целом.

13. По каким каналам, по Вашему мнению, распространяется наибольшее количество информации в компании?

- по неформальным каналам (слухам)

- по формальным каналам (собрания, объявления и др.)

Ответы на этот вопрос распределились следующим образом: по неформальным-36%, по формальным- 64%. Несомненно, это положительный момент, что большинство сотрудников получают информацию по формальным каналам, поскольку для руководителя особенно важно получать достоверную информацию и передавать ее подчиненным. Развитые формальные каналы коммуникаций позволяют четко и быстро получать необходимую для работы информацию.

14. Боретесь ли Вы со слухами в Вашем подразделении?

- незамедлительно реагирую и предоставляю правдивые данные

- пресекаю распространение, побеседовав с источником

- нет, мне некогда заниматься подобной ерундой

- использую для получения информации

Большинство сотрудников (81%) негативно относятся к слухам и адекватно определяют причину их появления: недостаток информации, что позволяет им эффективно осуществлять информационное обеспечение организации.

15. Какие преграды в организационных коммуникациях существуют в учреждении?

- искажение сообщений

- неудовлетворительная структура организации

- информационные перегрузки

- нет преград

По всей видимости, преграды в организационных коммуникациях ЦКР «Форум» не имеют широкого распространения и носят локальный периодический характер, т.к. 98% респондентов ответили, что в ЦКР «Форум» нет преград для коммуникаций.

16. Достаточно ли информации предоставляется для успешного выполнения своих задач?

- я получаю достаточное количество информации в нужное время

- я получаю необходимую информацию, но с опозданием

- я не получаю достаточно информации и вынужден искать ее самостоятельно

- я получаю так много информации постоянно, что не успеваю ее обрабатывать

100% -ная удовлетворенность количеством предоставленной информации свидетельствует об общей эффективности применяемых в ЦКР «Форум» методов коммуникации.